構想例 現場での活用を考えるアイデアです
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同じ情報を何度も転記する手間を減らしたい
確認済みの元情報から、提出先ごとに異なる書類の入力案を作る。
この事例の知恵
書類ごとに書き直す作業を、元情報から整える作業へ。
報告先ごとにExcelやWordの様式が違っても、必要な元情報には共通する部分があります。人数・期間・活動内容など、確認済みの情報を整理し、AIと相談して説明文を作ります。その内容を提出様式の項目に対応づけ、入力案へつなげる考え方です。利用するAIやOffice連携の機能によって対応範囲は異なります。最後は元資料と照らし、数値や集計期間、書式を担当者が確認します。
仕組みの流れ
- 1
確認済みの元情報をまとめる
- 2
説明文をAIと整理
- 3
提出様式に合わせて入力案を作成
- 4
元資料と照合して提出
取り入れるときのポイント
- 人数の定義、対象期間、単位を元資料とそろえる。
- AIや契約プランが、そのファイル形式・様式に対応するか確認する。
- 数式・必須欄・文章を確認し、提出は担当者が行う。